בשנים האחרונות הופכים שלבי התכנון והניהול של פרויקטים בענף הבנייה להרבה יותר מתקדמים וטכנולוגיים מבעבר. אך בין התכנון לביצוע, שלב אחד חשוב נשאר מיושן וכמעט ללא שינוי: שלב המכרזים. מערכת מכרזים דיגיטלית חדשה מאפשרת מעבר פשוט, מהיר וחלק בין שלב המכרז לשלב הביצוע ומקצרת לקבלנים את הדרך להתחלת הבנייה.
זכיתם במכרז לפרויקט בנייה? מזל טוב! זה רגע משמח ומרגש, ועכשיו הזמן לעבור לשלב הביצוע. אלא שכאן מתחיל אתגר חדש, ארוך ומתיש בפני עצמו: העברת הפרויקט לאחריותם של הממונים על הביצוע והבקרה התקציבית, ותכנון וניהול ההתקשרויות עם קבלני המשנה.
אתגרים
לאחר זכייה במכרז, נדרש להכין תקציב ולהעבירו לביצוע, תהליך שלוקח זמן ולרוב נעשה באופן ידני. בדרך המסורתית, מכרזים מוגשים על גבי גיליונות אקסל ידניים ונערכים על פי לוגיקה מסוימת. אך בשלב הביצוע, ניהול הפרויקט עובר למערכות מידע אחרות אשר הלוגיקה בהן שונה. כאן נוצר נתק בין המחלקות והמערכות השונות, אשר אינן "מדברות" באותה שפה. כתוצאה מכך, השלב הראשון לאחר הזכייה במכרז הוא במקרים רבים הקלדה ידנית של מספרים ונתונים אל מערכות המידע השונות. העבודה הידנית הזו איטית, מעכבת את תחילת שלב הביצוע ופותחת פתח לטעויות.
ביטוי נוסף לנתק בין מחלקת המכרזים למחלקות ניהול הפרויקטים או הבקרה התקציבית הוא הקושי של גופי הביצוע והבקרה למצוא ולהשתמש בכל הנתונים שנאספו בשלב המכרז. זהו מידע חיוני לשלב הביצוע, אבל כיום רוב המידע נמצא בעשרות תיקיות וקבצי אקסל המאוחסנים באי-סדר. נדרש מאמץ רב למצוא איזה מידע קיים בקבצים ובתיקיות – ולהבין אותו. התוצאה: מנהלי הפרויקט מתייאשים וברוב המידע השמור בקבצי האקסל לא נעשה שימוש, כיוון שלא נוח לחפש בהם נתונים, המידע אינו נגיש בצורה אינטואיטיבית ואין דרך נוחה להציג את המידע בדרך ויזואלית. אי נגישות המידע משלב המכרז היא עוד גורם מעכב בהעברת הפרויקט מתכנון לביצוע.
בפרויקט מגורים ממוצע, קבלן ראשי צריך לסגור במהלך חיי הפרויקט לפחות 100 חוזים עם קבלני משנה וספקים שונים. עם כמות כזו של התקשרויות, כאשר כולן נעשות ידנית, יש פתח לטעויות רבות. על מנת שפרויקט יתנהל ברצף וללא הפרעות, קריטי לתכנן ולנהל היטב את ההתקשרויות. יש להפיץ מכרזים בזמן, להשאיר מספיק זמן למשא ומתן כדי לבחור קבלנים בלי לחץ, ולחתום על חוזים בזמן כך שלא ייגרמו עיכובים בפרויקט. קבלן שאינו מקפיד על תכנון וניהול ההתקשרויות, עלול לגלות ברגע האחרון שלא נאספו מספיק הצעות מחיר, או שבטעות חוזה לא נחתם, דבר שעלול להשפיע על לוחות הזמנים של הפרויקט כולו. מי שמבקש הצעות מחיר ברגע האחרון, עלול לקבל פחות הצעות, ולעתים כתוצאה מכך בוחר קבלני משנה פחות טובים, משלם יותר ומקבל עבודה פחות טובה. כך שלדרך ניהול המכרז וההתקשרויות יש השפעה גדולה על הן על התקציב והן על איכות ואורך הפרויקט כולו.
הפתרון – דיגיטליזציה של שלבי המכרז והביצוע
מערכת ConWize Construction Estimation Software הופכת את כל תהליך המכרז והמעבר לשלב הביצוע לדיגיטלי. עוד בשלב התמחור, המערכת קולטת את ההצעות ואת נתוני המכרז בשיטה שמאפשרת מיד עם הזכייה להעביר את הנתונים בלחיצת כפתור לפורמט שמערכות ניהול הפרויקטים והבקרה התקציבית מבינות. כך נמנע הצורך בהקלדה ידנית, נמנעות טעויות יקרות ונחסך זמן רב.
המערכת גם יודעת לייצר תקציב לשלב הביצוע באופן מיידי, מתממשקת עם המערכת התפעולית בחברה ויודעת לדבר איתה "בשפתה".
המערכת גם מנגישה למנהל הפרויקט ולצוות הביצוע את כל המידע והנתונים הנחוצים להם (כולל אלה שנאספו בשלב המכרז) בצורה ויזואלית בתוך המערכת. מנהל הפרויקט יכול לעיין במידע, למצוא בקלות נתונים שהוא מחפש, ולהבין למה ואיך תמחרו פריט מסוים או בחרו בקבלן מסוים. כך נחסכים למנהל הפרויקט זמן וטעויות, ומתאפשרת לו כניסה חלקה ומהירה יותר לשלב הביצוע. נוצרת שפה משותפת לכלל המחלקות, ומתאפשר שיתוף מידע והבנת התקציב לביצוע.
ערך מוסף משמעותי שמספקת המערכת לקבלנים ראשיים הוא פתרון לניהול ותכנון חכם של ההתקשרויות עם קבלני משנה וספקים כבר מתחילת הפרויקט. המערכת מציגה אילו מכרזים צריך לשלוח ואילו חוזים צריך לסגור – ומתי – לכל אורך הפרויקט. כך ניתן לחתום חוזים על פי התקדמות הפרויקט, ולהגדיר אוטומציות ותזכורות מתי כל חוזה צריך להיחתם. לדוגמה, אם צריך להתחיל טיפול בחוזה מסוים 6 חודשים מתחילת הפרויקט, מגדירים זאת במערכת והיא שולחת התראות ותזכורות במועד שהוגדר.
המערכת כוללת לוח מחוונים (דשבורד) המציג בזמן אמת את סטטוס ההתקשרויות בפרויקט כולו: אילו הצעות התקבלו ואילו עדיין לא, אילו חוזים כבר חתומים ואילו עדיין לא. איזה חוזים בביצוע, כמה שולם לכל קבלן ואיך זה עומד מול התקציב.
מערכת ConWize מאפשרת לתכנן ולנהל את ההתקשרויות בפרויקט באופן דיגיטלי מלא, וניתן באמצעותה:
- לצייר את "מפת ההתקשרויות בפרויקט" – לתכנן את כל ההתקשרויות החוזיות שיש לסגור במהלך חיי הפרויקט עם קבלנים וספקים.
- להפיץ את המכרז לקבלנים, לקבל הצעות מחיר, להשוות את הצעות ולנתח אותן אל מול תקציב הפרויקט.
- להזין מראש את כל תאריכי היעד החשובים בפרויקט ומי אחראי לכל התקשרות, לקבל תזכורות והתראות מתי צריך לצאת למכרז לקבלנים וספקים, מתי צריך לחתום על כל חוזה, ועוד.
- לבחור את ההצעה הזוכה בכל תחום, להכין את כל מסמכי החוזה (כולל נספחים) לחתימה דיגיטלית, לחתום דיגיטלית מול קבלני המשנה ולבצע סבב חתימות פנימי בחברה.
במערכת ConWize ניתן להגדיר ולתכנן את מסגרת החוזה. ולבצע סבב אישורים בתוך החברה בקלות ובמהירות לצורך התקדמות לחתימת חוזה עם הקבלן הנבחר. ניתן לנהל את כל הפעולות הנדרשות לקראת חתימה על חוזה (pre-contract management), להכין את כל המסמכים הנחוצים, וכן לחתום על החוזים עם הקבלנים בחתימות דיגיטליות ומרחוק, בלי צורך להקדיש לכך נסיעות ופגישות מיוחדות, או להדפיס מכרזים וחוזים ארוכים. כך מתאפשר למעשה תהליך PAPERLESS מלא בהכנה וחתימה על חוזים בענף הבניה.
לאחר חתימה וסגירת חוזה, מערכת ConWize יודעת להתממשק עם כל מערכת תפעולית של ניהול חוזים או תשלומים הקיימת בענף הבנייה, ומנהל הפרויקט יכול לראות בזמן אמת את הסטטוס של כל אחת מן ההתקשרויות החוזיות באמצעות דשבורד המציג מה כבר חתום ומה לא. המערכת גם מספקת למנהלי ההתקשרויות של החברה מבט-על של כל ההתקשרויות בחברה (מכל הפרויקטים בביצוע) בצורה דיגיטלית, ומאפשרת לנהל עם אותו קבלן משנה משא ומתן על כמה פרויקטים במקביל כדי לקבל מחיר טוב יותר.
חברות בנייה מובילות בישראל כבר בחרו במערכת ConWize לייעול הכנת המכרז והעברתו לשלב הביצוע.
אם גם אתם רוצים להתייעל, פנו אלינו לייעוץ ללא התחייבות כאן.
