אחרי שלמעלה מ-2400 חברות פרטיות בענף הבנייה והתשתיות הצטרפו לפלטפורמת ConWize, עכשיו גם רשויות מקומיות, חברות ממשלתיות וגופים ציבוריים הכפופים לחוק חובת המכרזים יכולים לנהל מכרזים באופן דיגיטלי לחלוטין באמצעות המערכת. ככה עורכים היום מכרזים.
כל מי שפרסם מכרז לפי חוק חובת המכרזים מכיר את התופעה. מדובר בתהליך ארוך, מורכב ומיושן אשר גוזל זמן וכרוך במאמצים רבים. וכאשר מדובר במכרזים לעבודות בנייה ותשתית, המורכבות גדולה אף יותר. רשות מקומית המעוניינת לצאת למכרז מחויבת, על פי חוק חובת המכרזים:
- לפרסם את המכרז באתר האינטרנט שלה ובעיתונות
- לשלוח את פרטי המכרז לכל מי שמעוניין להציע הצעה, על פי רוב באימייל
- לרכז את כתובות המייל והדואר של כל המבקשים את פרטי המכרז, ולנהל רשימת תפוצה אותה יש לעדכן ידנית
- להקצות תיבה פיזית נעולה בה ניתן יהיה להגיש את ההצעות המודפסות
- לשמור את ההצעות שהוגשו נעולות ומאובטחות עד לפתיחתן ולאחסנן לאחר מכן
- לתאם את פתיחת המעטפות בין כל המורשים לפתיחת ההצעות
- להשוות בין כל ההצעות ולשקלל ידנית את כל הנתונים כדי לבחור את ההצעה הטובה ביותר
- לשלוח הודעות לכל מי שזכה ולא זכה במכרז
התהליך המסורבל של היום הוא עתיר עבודה, כרוך בביצוע פעולות ידניות רבות, ולכן איטי ופותח פתח לטעויות ותקלות. המציע צריך להגיע פיזית אל תיבת המכרזים או לשלוח את ההצעה עם שליח, וכבר קרו לא פעם תקלות שגרמו לאיחור במסירת ההצעה וכתוצאה מכך לפסילתה. מילוי הטפסים הרבים וכתב הכמויות באופן ידני גם הוא כרוך לא פעם בפספוסים וטעויות המשפיעים על תקינות או נכונות ההצעה. בנוסף, לבודקים אין כלים נוחים לניתוח והשוואת הצעות, והצורך בסודיות, יחד עם ריבוי הניירת, הופך את התהליך לפחות שקוף ונגיש לבקרה.
הופכים את כל התהליך לדיגיטלי – בהתאמה לחוק חובת המכרזים
בחברת ConWize זיהו את הבעיה ופיתחו מערכת אשר הופכת את כל תהליך המכרז לדיגיטלי מתחילתו ועד סופו. מערכת ConWize חוסכת עבודה ידנית וזמן, מונעת טעויות אנוש, מאפשרת שקיפות ובקרה, ומציעה כלים תומכים לקבלת החלטות מבוססות-נתונים. רשימת היתרונות שמציעה הפלטפורמה המתקדמת לרשויות מקומיות ארוכה:
הפצה בלחיצת כפתור. ניתן לנהל במערכת רשימת תפוצה של ספקים וקבלני משנה, וכאשר מפרסמים מכרז חדש לשלוח בלחיצת כפתור את כל הפרטים והמסמכים ישירות מתוך המערכת אל כתובת המייל של כל אחד מבעלי המקצוע הרלוונטיים. כאשר ספק רוצה להצטרף לרשימת התפוצה, הוא יכול להירשם בעצמו ולקבל את המכרזים עם פרסומם. אין עוד צורך בעובדים שיקלידו את פרטיו, וכך נחסכות מעובדי הרשות המקומית הקלדה או העתקה ידנית של פרטים, טעויות רישום ותקלות אחרות בתקשורת.
במערכת קיים גם מנגנון מובנה לשליחת שאלות הבהרה ומענה עליהן. השאלות והתשובות מתפרסמות במקום ייעודי במערכת וזמינות לכל המשתתפים.
הגשה דיגיטלית, ללא נייר. קבלן או ספק המעוניין להגיש הצעה במכרז, יכול לעשות זאת באופן דיגיטלי בתוך המערכת. המערכת שומרת תיעוד מלא של פרטי המגיש ומועד ההגשה, וההצעות נאספות ב"תיבת הגשה וירטואלית", אשר ממש כמו תיבת מכרזים פיזית, נשארת חתומה ונעולה עד סיום מועד הגשת ההצעות.
בנוסף, אין עוד צורך בהדפסת ההצעות, שומרים על הסביבה וחוסכים מקום אחסון רב, וכמובן עלות שטחי אחסון יקרים.
תהליך מאובטח ומתועד. בתום שלב הגשת ההצעות במכרז, מתבצע תהליך פתיחת המעטפות באופן דיגיטלי ע"י המורשים לכך בחברה. לאחר פתיחת המעטפות, כל אחד מחברי הצוות המורשים יכול לראות את ההצעות שהתקבלו – אין יותר צורך לכנס את כולם לפגישה פיזית ולקרוא את כל ההצעות בו זמנית מחשש לפגיעה בטוהר המידות. כל פעולת פתיחה וצפייה בהצעות מתועדת אוטומטית על ידי המערכת, עם חותמת זמן ופרטי הקורא המאפשרים מעקב ובקרה. המערכת מאובטחת בסטנדרטים המתקדמים ביותר, והסודיות נשמרת כיוון שהגישה מתאפשרת רק למורשים.
כלים תומכי החלטה. בעת קריאת ההצעות שהתקבלו, המערכת מציעה למנהלים כלים להשוואת ההצעות, אשר הופכים את תהליך קבלת ההחלטות ובחירת הזוכים להרבה יותר נוח, יעיל ומדויק. השימוש במערכת חוסך הקלדות ידניות, כתיבת סיכומים והשוואות של הצעות. לאחר שהבודקים בוחרים את אנשי המקצוע הזוכים, הם מזינים את החלטתם למערכת, ויכולים לשלוח הודעות זכייה ואי זכייה לכל המשתתפים במכרז דרך המערכת. גם כאן, כל תהליך קבלת ההחלטות והמיילים שנשלחים מתועדים במערכת ונגישים במרוכז במקום אחד.
אוטומציה במקום עבודה ידנית. מערכת ConWize Construction Estimator Software חוסכת עבודה ידנית רבה, מקצרת את שעות העבודה הנדרשות עבור כל מכרז וכמובן מייצרת חיסכון כספי משמעותי לגוף המנהל את המכרז. בנוסף, התהליכים האוטומטיים מצמצמים באופן משמעותי את הסיכון לטעות אנוש.
שקיפות. בזכות המערכת, תהליך המכרז הופך להרבה יותר זריז, יעיל ולא פחות חשוב – שקוף. המערכת מתעדת את כל הפעולות המתבצעות במהלך המכרז: למי נשלחו הזמנות להציע הצעות, אילו הצעות התקבלו ומתי, מי צפה בכל הצעה, מהן ההחלטות שהתקבלו ואילו הודעות זכייה או דחייה נשלחו. כל המידע הזה נשאר שמור במערכת ולא ניתן למחיקה או שינוי. כל גורם מבקר או מנהל יכול גם הוא לקבל את המידע על הפעולות שהתבצעו. הכל מתועד, זמין ומיידי, והשקיפות הרבה של המערכת מסייעת למנוע הטיית מכרזים. בנוסף, פרטי ההצעות וכתבי הכמויות נשארים שמורים במערכת גם לאחר סיום המכרז, כך שכל ההיסטוריה זמינה וניתן להריץ שאילתות ולאתר נתונים בקלות רבה.
להוביל מהפכה דיגיטלית במכרזי הבנייה במגזר הציבורי
מערכת ConWize היא חלק מהמהפכה שעובר היום תחום המכרזים בענף הבנייה והתשתיות בכל העולם, מהפכה שהופכת תהליכים ידניים ומיושנים לדיגיטליים. בפיתוח המערכת הושקעו מאמצים רבים כדי להפוך אותה לאינטואיטיבית וקלה לשימוש, מה שהופך אותה לנוחה ופשוטה מאוד לתפעול. למעשה, ניתן תוך שעת הדרכה אחת בלבד להתחיל לנהל מכרזים באופן דיגיטלי לחלוטין.
לפרטים נוספים ולקביעת פגישה ניתן לפנות:
רן לוי סודי Co-Founder & CRO ,
בטלפון: 058-50-111-55
במייל [email protected]
